Första intrycket är viktigt
När ett företag och en potentiell kund kommer i kontakt är det första intrycket oerhört viktigt. Ett väl utformat telefonsvarsmeddelande kan ha en direkt inverkan på dina framtida affärer.
Varför är telefonsvar så viktigt?
Även om inspelningar och annan kommunikation skiljer sig åt har de alla en sak gemensamt: de bidrar till att stärka ditt företags varumärke och produkter/tjänster. Därför är det viktigt hur ditt företags telefonsvar låter.
I den här guiden kommer vi att hjälpa dig att:
- Skapa ett telefonsvar som ger ett professionellt och välkomnande intryck
- Utforma effektiva välkomstmeddelanden
- Hantera samtal utanför kontorstid
- Spela in ditt telefonsvar på bästa sätt
Välkommen – det första steget
Välkomstmeddelandet är det första en kund hör och här ska kunden känna sig välkommen och få bekräftelse på att de ringt rätt ställe. Meddelandet bör vara:
- Professionellt: Använd ett tydligt och klart språk.
- Kortfattat: Kom direkt till saken.
- Lätt att förstå: Undvik krångliga formuleringar.
Exempel:
”Välkommen till Voice To Me, vänligen vänta.” följt av en vänteton eller musik.
Vägled dina kunder
Många företag behöver också hjälpa kunderna att hitta rätt avdelning. Då kan ett professionellt telefonsvar låta så här:
Exempel:
”Välkommen till Voice To Me. För att vi ska kunna hjälpa dig på bästa sätt, välj ett av följande alternativ:” följt av olika alternativ för kunden att välja mellan.
Undvik telefonsvar under kontorstid
Vi rekommenderar inte att använda telefonsvar under kontorstid för att dirigera kunder till olika avdelningar. Det är bättre att svara direkt för att undvika att missa potentiella affärer. Kunder kan uppfatta det som dålig kundservice eller bristande intresse.
Meddelanden utanför kontorstid
Det är ovanligt att kunder ringer utan anledning och om de ringer under helgen är det för att de behöver din hjälp. Därför är det viktigt att informera dem om när de kan ringa igen. Ett professionellt telefonsvar kan låta så här:
Exempel:
”Välkommen till Voice To Me. Du har ringt oss utanför kontorstid. Vi har öppet måndag till fredag mellan 8.30 och 16.00.”
Tips för ditt telefonsvar
- Informera om öppettider: Berätta tydligt när du har öppet.
- Undvik e-postadresser: Om kunden vill skriva ett mejl har de redan hittat din e-postadress.
- Ha meddelanden för helgdagar: Kom ihåg att ha särskilda meddelanden för helgdagar och röda dagar.
Kan jag spela in mitt telefonsvar själv?
Ja, absolut! Du kan spela in ditt eget telefonsvar. Det viktigaste är att det låter professionellt och är lätt att förstå.
Ytterligare tips:
- Använd en tydlig och lugn röst: Din röst bör vara lätt att förstå och ge ett professionellt intryck.
- Var kortfattad: Håll meddelandena koncisa och gå rakt på sak.
- Anpassa till din målgrupp: Tänk på vem som ringer till dig och anpassa ditt språk därefter.
- Uppdatera regelbundet: Se till att ditt telefonsvar är aktuellt och uppdateras vid behov.
Genom att följa dessa tips kan du skapa ett telefonsvar som gör ett positivt intryck på dina kunder och bidrar till en professionell image för ditt företag
Behöver du hjälp med att spela in ditt telefonsvar?
Kontakta Voice To Me så hjälper vi dig att skapa ett telefonsvar som passar just ditt företag.
Vi har har 15 års erfarenhet av att producera röstmeddelanden för företag runt om i värden. Bland våra kunder finner du Sony Playstation, Google, Jordbruksverket, Mekonomen, Telia och många många fler. Vi hjälper till med allt från manus, menystruktur, inläsning på 100 språk, mastring, konvertering och uppladdning.
Vill du ha mer inspiration?
Lyssna gärna på Voice To Me´s egna telefonmeddelanden som låter så här
Mer från vår blogg:
Telefonmeddelanden – en guide för att skapa dem.
Vem svarar när det ringer hos dig?(Öppnas i en ny webbläsarflik)
