Så här skapar du ett professionellt telefonmeddelande för företag:
Det första intrycket är viktigt – speciellt när det handlar om Ert företag och en potentiell kund. Här har det direkt inverkan på en potentiell försäljning eller hur Ni kommunicera ett visst budskap.
I det här blogginlägget kommer vi försöka hjälpa dig att skapa ett professionellt telefonmeddelande, så att ditt företag direkt kan ge ett professionellt intryck och förmedla ert varumärke på ett positivt sätt. Vi kommer bland annat beröra välkomstmeddelandet och hur man kommunicerar att man som kund ringt utanför kontorstid samt förklara hur du spelar in ett professionellt telefonmeddelande på bästa möjliga sätt.
Allt börjar med ett välkomstmeddelande
Er telefonväxel´s välkomstmeddelande är det första Era kunder hör, och det är här kunden ska känna sig välkommen, få ett positivt intryck samt få bekräftelsen att de ringde till rätt plats. Telefonmeddelandet bör vara professionellt, kortfattat och lätt att förstå.
Ett exempel skulle vara:
”Välkommen till Voice To Me, vänligen vänta”, varefter det hörs en väntande ton eller väntande musik.
Numera är det också många företag som behöver koppla över kunder till rätt avdelning. I dessa situationer kan ett professionellt telefonmeddelande vara:
”Välkommen till Voice To Me. För att säkerställa att vi kan hjälpa dig på bästa möjliga sätt, välj ett av följande alternativ”, varefter kunden kan välja vilken tjänst de behöver.
Sträva efter att ha så kort svarstid som möjligt. Om en telefonkö uppstår kan det vara en god ide att använda tiden till att informera kunden om tex aktuella kampanjer, alternativa supportvägar eller dyl. Dessa meddelanden bör inte överstiga 10 sek i längd och bör inte upprepas mer än var 60 sekund.
Kunder som ringer utanför kontorstid:
Det är väldigt sällan kunder ringer utan anledning och har de ringt under helgen så är det för att de behöver din hjälp. Om de ringer utanför kontorstid är det viktigt att informera dem om när de kan ringa igen för att få personlig hjälp. Ett professionellt telefonmeddelande kan vara:
”Välkommen till Voice To Me. Du har ringt oss utanför våra kontorstid. Vi har öppet måndag till fredag mellan 8.30 och 16.00. Välkommen åter”
Ditt professionella telefonmeddelande ska främst informera kunderna om att de ringer utanför kontorstid, under lunchrast eller liknande. Efteråt ska du meddela när dina öppettider är.
Kom också ihåg att ha telefonmeddelanden redo för helgdagar, allmänna helgdagar samt när ni har tillfälligt stängt för exempelvis interna konferenser, utbildningar eller dyl.
Kan jag själv spela in mitt professionella telefonmeddelande?
Ja självklart kan du det. Du bör dock vara säker på att du har kontroll över den tekniska biten och att du har en röst som du kan koppla till ditt företags identitet.
Ska det vara en manlig eller en kvinnlig röst, ska tonen vara formell eller informell? Telefonrösten ska spegla din kultur, värderingar och identitet. Det är därför man bör överväga element som dialekt, tonfall och takt och hur detta kommer att påverka det första intrycket en kund får.
Skall ni till exempel uppfattas som rakt igenom professionella eller kanske vill ni att kunden skall känna att han eller hon ringt en kompis och ha ett mer dagligt tal?
Har ni en större växel är det också viktigt att ni försäkrar er om att rösten kommer finnas tillgänglig en lång tid framöver då det är vanligt att man under tid ändrar och lägger till meddelanden i sin växel och då kunna behålla samma röst. Att ha fler röster i sin växel för olika meddelanden förvillar ofta kunden och ger ett mindre professionellt intryck av företaget.
Hur du spelar in ett professionellt telefonmeddelande:
Din inspelning ska vara kort, tydlig och bara innehålla den viktigaste informationen.
Namn och företagsnamn bör uttalas tydligt, så att kunden inte är osäker på vem de har ringt.
Ta bort växelns förinspelade meddelanden, där du bara ska säga ett namn, speciellt när du är ett företag. Detta kan verka opersonligt.
Skriv ett manus för att vara säker på att få med allt och träna. Få andra att lyssna för att se till att all viktig information finns där.
Använd en bra mikrofon och befinn dig någonstans utan bakgrundsljud och rumseko.
Välj rätt röst. Rösten har stor betydelse för intrycket och du bör matcha den mot din kundbas.
Använd en voiceover-byrå för ditt professionella telefonmeddelande:
Om du vill vara säker på att ditt telefonmeddelande låter professonellt och är av högsta kvalitet, både när det gäller ljud, innehåll och tekniska inställningar, kontakta Voice To Me. Vi tillhandahåller vi ett stort urval professionella röstartister som du kan välja mellan och med hjälp av våra koordinatorer kan du få personlig hjälp och guidning.
Vi är redo att hjälpa till med casting av röstartister som matchar ditt företags image.
Helt utan kostnad..